Étude de votre demande pour votre évènement
- Type d'évènement : un dîner d'entreprise, une soirée de gala, un séminaire, une convention, un incentive...
- La ou les zones géographiques souhaitées
Ensuite :
- Recherche de prestataires, de lieux, d'hôtels
- Préparation d'un budget prévisionnel
- Présentation d'une ou plusieurs propositions commerciales
Préparation de votre évènement
- Présentation des devis et contrats des différents prestataires
- Mise en place d'un planning pré, pendant et post évènement
- Visite d'inspection chez les différents lieux sélectionnés pour votre évènement (hôtels, lieux de réception, salle de conférences...)
- Rédaction d'un roadbook de votre évènement
Coordination Pré-Evènement
- Distribution du Roadbook aux équipes (déroulement de l'évènement, ordre de mission...)
- Gestion des différents prestataires (hôtesses, régie son & lumières, décorateur, fleuriste...)
- Gestion de la logistique de l'évènement (transports, hôtels, salles de réunion, centre de conférence...)
- Suivi des procédures propres à votre évènement
Debriefing de fin d'évènement
- Présentation des factures finales et conclusion du budget (prestataires, hôtels...)
- Compte-rendu sur l'évènement avec les équipes (points positifs, éléments à améliorer...)
- Compte-rendu sur l'évènement avec le/les clients (points positifs, éléments à améliorer...)
Zoom sur
La gestion des hôtels
- Recherche d'hôtels sur une ou différentes régions
- Prospection et négociation des contrats (nombre de chambres, nuitées, repas, location de salles de réunion...)
- Visite d'inspection
- Signature des contrats
- Mise en place des rooming lists à J-30 de votre évènement
- Suivi des réservations et des demandes particulières
Pendant votre évènement
- Suivi journalier avec l'hôtel pour les arrivées et les départs ainsi que la facturation
- Gestion des demandes de dernière minute
Après votre évènement
La gestion du transport
- Recherche de sociétés de transferts (bus, limousines ...) sur un lieu donné
- Prospection et négociation des contrats (nombre de véhicules nécessaires, durée de la manifestation... )
- Signature des contrats
- Mise en place des listes de transferts à J-37 de votre évènement
- Suivi des réservations et des demandes particulières
-
- Suivi journalier avec la société de transport pour les arrivées, les départs, les transferts en excursion, les mises à disposition...
- Gestion des demandes de dernière minute
- Présentation des factures de la totalité des transferts
- Débriefing sur le service de transport
La gestion logistique
- Recherche du ou des lieux de receptions sur une zone géographique donnée
- Recherche de prestataires (loueurs de mobiliers, traiteurs, fleuristes, prestataire audio visuel,...)
- Négociation et Signature des contrats
- Recrutement des hôtesses d'accueil, runners si necessaires
- Suivi des demandes particulières avant votre évènement
Pendant votre évènement
-
- Suivi du montage du lieu de reception et coordination avec les différents prestataires réservés
- Coordination générale de l'évènement en fonction du planning pré-établi
- Gestion des demandes de dernière minute
Après votre évènement
- Suivi du démontage du ou des lieux de reception
- Réconciliation des factures
- Débriefing général de votre évènement